Você assistiu ao webinar do ClickUp, achou tudo lindo, contratou. Convidou seu time de 8 pessoas, organizou Spaces, Folders, Lists, Tasks. Configurou Custom Fields, Automations, Dashboards. Duas semanas depois, três pessoas estavam usando, duas estavam mandando tarefa pelo WhatsApp como antes, e uma já tinha aberto um Trello do lado pra "fazer o trabalho rápido".
Se você reconhece esse cenário, não foi má sorte. O ClickUp tem o problema clássico de ferramenta com excesso de funcionalidades: cada feature individualmente faz sentido, o conjunto vira uma curva de aprendizado que a maior parte das equipes pequenas não consegue subir. Vamos olhar 5 motivos concretos por que isso acontece — e o que faz mais sentido depois.
Motivo 1: hierarquia confusa
Workspace > Space > Folder > List > Task > Subtask > Checklist. Sete níveis para organizar o trabalho. Em uma agência com 8 pessoas, isso é overkill — você acaba com gente criando tarefa no Space errado, perdendo cards entre Folders, ou abandonando a estrutura e jogando tudo numa List só (matando o propósito).
A intenção do ClickUp é dar flexibilidade para empresas grandes. O efeito colateral em PME é paralisia de decisão na hora de arrumar a casa. Quando a ferramenta exige um workshop interno só para definir "como vamos organizar?", já saiu pelo lado errado.
Motivo 2: curva de aprendizado documentada (e gigante)
No G2, o ClickUp acumula mais de 1.600 menções negativas só sobre curva de aprendizado — o número mais alto entre as ferramentas de gestão concorrentes. Isso não é opinião isolada: é o item que mais aparece em reviews de pessoas que pagam pela ferramenta.
Tempo médio para um time pequeno dominar o ClickUp: 2 a 4 semanas, segundo relatos consistentes. Para uma agência que precisa entregar campanhas semanais para clientes, esse é tempo que você não tem.
Motivo 3: bugs e performance
Mais de 1.200 menções negativas sobre bugs no G2. Mais de 460 incidentes de outage registrados em 6 anos. Usuários relatam o app carregando "como se estivesse renderizando um jogo AAA" — uma exageração que captura algo real: o ClickUp empilhou tantas features que a performance cobrou o preço.
Para uma equipe que abre a ferramenta 50 vezes por dia, cada segundo de delay é fricção que acumula.
Motivo 4: a armadilha de "guests" virando "members"
Esse é o que mais pega gente desprevenida. No ClickUp, "members" custam o preço cheio do plano, "guests" são gratuitos com limitações. A linha entre os dois é tênue — e o sistema migra contas de guest para member silenciosamente quando você dá certas permissões.
Resultado: equipes relatam faturas que saltam 5x a 10x de um mês para o outro, sem aviso prévio. Algumas precisam de meses de reclamação no suporte para reverter. Em fórum oficial, esse é um dos tópicos mais recorrentes — e o suporte do ClickUp tem fama de demorar (tickets de 2 anos sem resolução são mencionados em reviews).
Se você está em uma agência onde o cliente entra como guest no board, o risco é real.
Motivo 5: app mobile sofrível
Cinco ou mais toques só pra começar a contar tempo numa tarefa. Sem modo offline confiável. Notificações inconsistentes. Para um time que está em reunião com cliente e precisa rapidamente checar uma tarefa pelo celular, isso vira incômodo diário.
A maior parte das ferramentas de gestão tratou o mobile como secundário — o ClickUp não foge disso. E em uma equipe brasileira que vive no celular, isso pesa.
O que faz sentido no lugar
Antes de sugerir alternativas, sou honesto: cada opção tem trade-offs.
Trello. Mais simples, mas o redesign de 2025 quebrou hábitos e a Atlassian indicou que o produto vai mudar de identidade. Bom para times muito pequenos.
Asana. Forte em times de marketing, mas em inglês primeiro, com preço em dólar.
Notion. Flexível demais — vira bagunça sem alguém com disciplina pra manter a estrutura.
Monday. Visual bonito, preço alto em dólar, mesma armadilha de complexidade que o ClickUp em escala menor.
taskem. É o produto que estamos construindo, então temos viés. Mas vale explicar o ângulo.
Como o taskem se posiciona contra o ClickUp
Algumas decisões deliberadas que tomamos olhando para os problemas acima:
Hierarquia em 2 níveis, não 7. Projeto > Tarefa. Quem precisa de mais granularidade tem subtarefas, mas a estrutura básica é simples o bastante para qualquer pessoa entender em 1 minuto.
Setup em minutos. Cria conta, cria projeto, convida o time. Sem treinamento de 4 semanas, sem curso "Como organizar seu workspace".
Preço previsível em real. R$ 19,90 por usuário/mês no Pro, R$ 35,90 no Business. Sem armadilha de "guest virou member". Quem é convidado é convidado — não vira fatura surpresa.
Performance leve. Construído com Next.js + Supabase para ter atualização em tempo real sem o peso de uma plataforma com 200 features. Abre rápido, responde rápido.
App mobile nativo. Construído em React Native — não é página web embrulhada. Uso real no celular, com bot de WhatsApp para criar tarefa sem nem abrir o app.
Suporte em português. Pessoas reais respondendo em pt-BR. Sem sistema de tickets infinito que nunca chega ao fim.
Pensado para PME brasileira. Templates por segmento (agência, varejo, contábil, software house), feriados brasileiros no calendário, integração com WhatsApp, opção de pagar por boleto.
Onde o taskem não chega: se você precisa de gestão de portfólio com 50 dependências cruzadas entre projetos, ou de relatórios financeiros profundos integrados, talvez precise de algo maior. Para uma agência, escritório ou loja com 5 a 50 pessoas, cobre o caso.
Como decidir
Três sinais práticos de que está na hora de sair do ClickUp:
- Sua equipe está usando paralelamente outra ferramenta (planilha, Trello, anotações no celular). Sinal de que o ClickUp não está cabendo no fluxo real.
- Você passou mais tempo configurando do que usando nas últimas 4 semanas.
- A última fatura veio diferente do que você esperava — ou você está com medo da próxima.
Se 2 dos 3 acima soam familiares, vale testar uma alternativa por 14 dias com um projeto real.
O que fazer agora
Migrar de ferramenta dói — sabemos. Por isso o teste tem que ser com trabalho de verdade, não com caso de demonstração. Coloque um projeto pequeno em paralelo no taskem por 2 semanas e veja qual a equipe abre mais.
Se a resposta for "a antiga", fica nela. Se for "a nova", você ganhou. Sem promessa mágica.